Darüber hinaus zeigt die Praxis, dass natürlich nicht nur Bedarf nach gesetzeskonformer und damit formal korrekter Beschaffung besteht, sondern auch (und vor allem) Interesse der Theater besteht, die Beschaffung und Auftragserteilung möglichst einfach und flexibel zu gestalten. Es werden Instrumentarien und Wege gesucht, kurzfristig auf Beschaffungsnotwendigkeiten zu reagieren und auch hinsichtlich der Auswahlmöglichkeiten weitgehend uneingeschränkt zu bleiben, also mit anderen Worten hohe Entscheidungsfreiheit zu bewahren. Wege dafür aufzuzeigen, sollte Inhalt des Seminars sein.
Daher gilt es, die vom Gesetzgeber (in Verbindung mit der Rechtsprechung) gesetzten Grenzen auszuloten und innerhalb dieser Instrumentarien zu entwickeln, um eine rasche, flexible aber dennoch rechtzeitige Beschaffung zu gewährleisten. Das beginnt bei der Definition des Auftragswerts, der richtigen, vor allem aber auch am besten passenden Wahl der Verfahrensart, der möglichst ressourcensparenden Durchführung des Verfahrens, der treffsicheren Gestaltung der Kriterien für die Auswahl des richtigen und gewünschten Partners bis hin zur Vertragsgestaltung.
Nach Einschätzung und Erfahrung von Herrn Mag. Georg Streit (Vortragender) ist es sinnvoll, den Beschaffungsbedarf eines Theaters vergaberechtlich soweit wie möglich zu standardisieren, damit die mit Beschaffung befassten Mitarbeiter in der Lage sind, rasch zu agieren. Das beginnt bei der Bedarfsermittlung/Bedarfsplanung, der Entscheidung über den Beschaffungsbedarf, der Bekanntgabe desselben, der Angebotseinholung, der Prüfung und Bewertung der Angebote, der Bestellung und geht über die Ausführung der Leistung bis zur Rechnungslegung und Zahlung (Vertragsabwicklung). Das kann für den Theaterbetrieb erforderliche und so unterschiedliche Leistungen wie die Beschaffung von Lüftungsfiltern oder die Wartung von Aufzügen aber auch den Malerbedarf im Zuschauersaal oder in Mitarbeiterbüros ebenso betreffen, wie den Dekorationsbau, die Beschaffung der Kostüme aber auch die Reinigung der Kostüme oder die Erstellung von Drucksorten (Plakate, Abendprogramme etc.).
Ein im Theater wesentlicher Aspekt ist auch die Abgrenzung zwischen Leistungen, die grundsätzlich in einem Vergabeverfahren vergeben werden können, weil sie von mehreren Unternehmen auf dem Markt angeboten werden und künstlerischen Leistungen, für die Einzigartigkeit besteht und die daher naturgemäß nicht ausgeschrieben werden können. Hier steht der Grundsatz der Effizienz, Zweckmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit sowie der Gleichbehandlung aller Unternehmen der Freiheit der Kunst gegenüber.
Vergaberecht und Theater:
Keine Voraussetzungen erforderlich.
